Volume 35 numéro 31
4 juin
200
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Renouvellement des systèmes d’information de gestion

Depuis l’automne 1999, l’Université de Montréal s’interroge sur l’avenir de ses systèmes d’information de gestion, dont certains ont été conçus dans les années 70. Compte tenu de leur vétusté, la nécessité de leur renouvellement ne fait pas de doute. Dans la foulée de la création de la Direction générale des technologies de l’information et de la communication (DGTIC), un groupe de travail ad hoc, PIGE (pour Projet d’information de gestion efficace), dirigé par Pierre Bordeleau, vice-recteur adjoint aux technologies de l’information et de la communication, a été mis sur pied. Le personnel du PIGE, assisté de consultants externes et avec la collaboration d’experts des diverses unités de l’Université, a effectué un inventaire systématique de tous les processus administratifs dans les secteurs pédagogique, des finances et des ressources humaines. Une attention toute particulière a été accordée au domaine pédagogique, qui est au cœur de la mission de l’Université.


La décision de l’Université

À la lumière des différentes analyses et recommandations du PIGE, la direction de l’Université a décidé d’aller de l’avant avec le projet de renouvellement de nos systèmes d’information de gestion. Le 23 mai dernier, Pierre Bordeleau était invité par le recteur Robert Lacroix à présenter, aux doyens et directeurs de service, le plan de ce projet. Il a annoncé, pour novembre prochain, le début de l’implantation des modules Ressources humaines et Paie, qui devraient être mis en production en février 2003, suivis de l’implantation des modules Finances et Approvisionnements à compter de janvier 2003, et ce, jusqu’en juin 2004. Si l’implantation de ces modules se déroule comme prévu et si tout va bien sur le plan financier, l’implantation du module pédagogique débutera dès juin 2004 pour une mise en production à l’automne 2006.

Le directeur des finances, André Racette, a tenu à préciser aux doyens et directeurs de service que le montage financier prévu ne mettait pas en péril la santé financière de l’Université, puisque le financement et la réalisation du projet sont étalés sur plusieurs années. Il va de soi que la direction de l’Université fera des démarches à Québec pour convaincre le gouvernement de participer au financement du projet.


Appels d’offres

Le Comité exécutif de l’Université a adopté le plan général de même que le montage financier de la première phase du projet, autorisant la publication prochaine d’un appel d’offres public en direction des grands fournisseurs de progiciels, qui sera suivi d’un second appel d’offres destiné à sélectionner une firme de consultants qui aidera le personnel de l’Université à réaliser l’implantation des modules du progiciel. Des spécialistes des divers domaines de l’Université seront appelés à participer à la sélection du fournisseur ERP (Enterprise Ressource Planning).


Révision des processus

Ce projet de renouvellement de nos systèmes est d’abord et avant tout un projet de révision de nos processus de gestion, dont les objectifs sont de mieux répondre aux besoins de nos clientèles et de nos partenaires, de mieux planifier, de mieux gérer et de mieux rendre des comptes. De plus, il s’agit d’être en mesure de mieux communiquer et d’interagir en ligne avec nos étudiants, notre personnel, nos partenaires d’enseignement, de recherche et d’affaires et nos diplômés, en nous alignant sur les standards et les meilleures pratiques en matière d’infrastructures et de systèmes d’information de gestion en enseignement supérieur.


Un projet institutionnel

Enfin, le recteur a insisté sur le fait qu’il s’agit d’un projet institutionnel. Toutes les unités et tous les services doivent se sentir concernés, puisque c’est la vie administrative de l’Université qui est en jeu. Il appelle à de nécessaires collaborations. Plusieurs de nos meilleurs spécialistes seront invités à faire partie de l’équipe PIGE d’implantation. Des mesures seront prises pour éviter de nuire aux activités de gestion des unités qui délégueront du personnel au PIGE. Tout au long du projet, la communauté universitaire sera informée de son évolution par un bulletin imprimé et électronique, par des conférences et par des ateliers de formation et de démonstration.

Le projet PIGE constitue une autre preuve que notre université n’a pas peur de se lancer dans de grands projets. La direction est persuadée du succès de l’entreprise en raison de la grande qualité et du professionnalisme de tout son personnel.


La version intégrale de ce communiqué est publiée sur le Web et annoncée sur la page d’accueil de l’Université de Montréal.

Source: DGTIC.