Réorganisation majeure
à la Direction des immeubles

Nouveau mandat, nouvelles structures et, surtout, nouvelles façons de faire.

D'ici le 1er juin 1997, la troisième plus importante unité de l'Université par le budget et par le nombre d'employés réguliers sera dotée d'un nouveau mandat et de nouvelles structures. Mais cette réorganisation majeure, a expliqué le vice-recteur Patrick Molinari au cours d'une série de rencontres avec le personnel de la Direction des immeubles (DI), sera surtout l'occasion d'adopter une nouvelle philosophie de travail, une nouvelle approche et des façons de faire différentes.

«Je souhaite que l'ensemble du personnel de la DI, autant la direction que les employés sur le terrain, adhère à ce projet de réorganisation avec enthousiasme, même si je n'ignore pas que la perspective du changement apporte toujours son lot d'inquiétudes, a-t-il confié à Forum. Devant l'inconnu, il est normal de se dire que ce serait tellement mieux de continuer comme avant.

«Pourtant, lorsqu'on fait l'effort d'accepter le changement, on réalise souvent qu'il était possible de mieux faire et même, souvent, que les nouvelles façons de faire nous rendent la vie plus agréable! C'est pour cela que nous allons prendre le temps de bien expliquer le pourquoi et le comment des changements que nous voulons apporter à la Direction des immeubles, et que nous serons à l'écoute des interrogations, des commentaires et des suggestions du personnel.»

Réfléchir en profondeur

Le processus qui se déroule actuellement à la DI s'inscrit dans le cadre plus large de la réorganisation de l'ensemble des services de l'Université. Ces réorganisations, précise le vice-recteur Molinari, ne se limitent pas à effectuer des fusions et à réaliser des économies d'échelle. «Il faut que dans tous nos services on réfléchisse en profondeur aux façons de faire, qu'on précise qui sont les usagers et quels sont leurs besoins, et qu'on établisse de véritables priorités. L'objectif de cette réflexion, qu'il est absolument indispensable de faire, c'est d'optimiser à la fois la quantité et la qualité des services rendus, compte tenu de ressources en décroissance.»

À la Direction des immeubles, cette réflexion a d'abord mené à une redéfinition du mandat. Pendant longtemps, le service a été identifié au volet le plus visible de ses activités, à savoir la construction de nouveaux immeubles. «Désormais, précise Patrick Molinari, le principal défi consistera à assurer l'intégrité du "patrimoine bâti", comme disent les architectes et ce, avec des budgets qui sous-estiment malheureusement les coûts d'une telle opération.»

La réorganisation des structures - dont les grandes lignes sont fixées mais restent à être précisées - aura comme effet de réduire le nombre de paliers hiérarchiques ainsi que le taux d'encadrement. On compte ainsi favoriser des contacts plus directs entre la direction et les employés du service, et confier à ces derniers des responsabilités accrues.

Priorité aux services aux usagers

L'un des pivots de la réorganisation, insiste le vice-recteur, c'est la création d'une division des services aux usagers. Sur le terrain, les régisseurs d'immeubles seront appelés à jouer un rôle de plus en plus crucial. «L'objectif ultime, affirme

M. Molinari, c'est que la régie d'immeubles devienne, dans un avenir pas trop éloigné, le guichet unique pour la plupart des usagers.» L'importance accordée aux services aux usagers se manifestera également par la création d'un conseil consultatif regroupant des professeurs, des employés et des étudiants.

Le vice-recteur se dit confiant que le personnel de la Direction des immeubles relèvera le défi qui lui est lancé par la réorganisation du service. «Au moment de nous pencher sur l'avenir du service, nous avons dès le départ choisi de miser sur l'expertise dont nous disposions à l'interne, c'est-à-dire sur nos cadres, nos professionnels, nos employés de métier, notre personnel administratif... Nous avons fait ce pari parce que nous avons confiance en eux.»

M. Molinari tient à souligner que la réorganisation implique avant tout un changement de mentalité, d'approche. Quant aux changements opérationnels, ils se feront graduellement. Un comité d'implantation, sous la responsabilité de Marcel Thibault et de Russell Adams, et regroupant les principaux gestionnaires de la future DI, est d'ailleurs responsable de la transition.

Ronald Prégent